Como aumentar a produtividade no trabalho

Produtividade é uma das características que uma empresa procura nos seus funcionários. A CadeiraEscritorio365 recomenda um escritório funcional, com mobiliário organizacional e uma boa cadeira de escritório ergonómica, pois esses elementos podem ser fatores que influenciam significativamente o conforto e a eficiência no ambiente laboral. Além deste aspeto, existem várias dicas que o podem ajudar a criar um local de trabalho mais produtivo e satisfatório.

Além de um ambiente confortável e ergonómico, a divisão de tarefas, criação de listas, empatia com a equipa e um planeamento eficiente de reuniões são aspetos fundamentais para tornar o local de trabalho mais produtivo e satisfatório.

Divida as tarefas por mês, dia e semana

Planear todas as tarefas que tem para fazer contribui para que as mesmas fluam de forma produtiva.

- Visão geral de tarefas: para facilitar a sua gestão de tempo, divida as tarefas por dia, semana e mês, tendo em conta a urgência e importância.
- Aproveite as técnicas existentes: técnicas como a divisão em subtarefas e a Matriz de Eisenhower vão ajudar a reconhecer as prioridades nas tarefas e a melhorar a sua eficácia. Desta forma, vai garantir que alcança um progresso contínuo e alinhado com seus objetivos pessoais e profissionais.

Divida as tarefas em microtarefas

Quando transformamos uma tarefa maior em várias tarefas mais pequenas, ultrapassamos algumas barreiras mentais:

- Minimização da procrastinação;
- Melhor priorização das tarefas;
- Maior concentração nas tarefas mais críticas.

Ao estabelecer metas claras e adotando técnicas de gestão de tempo potencia-se a motivação, o que  resulta num ambiente de trabalho mais produtivo e colaborativo.

O poder das listas de tarefas

As listas de tarefas são essenciais para a organização diária no trabalho, uma vez que facilitam a visualização e priorização das tarefas. Para criar uma lista de tarefas eficaz, é importante adotar algumas técnicas:

1- Escolha entre fazer a lista em papel ou numa aplicação digital;
2- Dê prioridade às suas pendências, destacando as tarefas mais importantes;
3- Divida grandes tarefas em etapas menores para facilitar sua execução;
4- Incluia prazos, mesmo que flexíveis, para poder focar-se no que necessita resolver primeiro e cumprir com as suas responsabilidades;
5- Faça uma revisão diária da lista, sendo esta a última tarefa do dia. Consequentemente, irá começar o dia seguinte com maior clareza e propósito.

Mantenha o espaço de trabalho organizado

A desorganização conduz à perda de tempo e contribui para a diminuição da produtividade. Nesse sentido é fundamental implementar um espaço laboral organizado e confortável:

- Defina um local para cada item;
- Dê preferência a documentos digitais que facilitam a localização de arquivos;
- Invista num mobiliário ergonómico e numa iluminação adequada.

Promova um ambiente de equipa positivo

Quando todos sentem-se reconhecidos, a qualidade do trabalho e a inovação tendem a prosperar. Para fomentar um ambiente de trabalho saudável, deve:

- Criar espaços onde os colaboradores possam compartilhar ideias e preocupações sem constrangimentos;
- Promover atividades de team building;
- Celebrar conquistas coletivas e individuais reconhecendo o esforço conjunto.

Desta forma estará a promover o bem-estar e a satisfação dos colaboradores.

Planeamento eficiente de reuniões

Reuniões bem estruturadas ajudam a economizar tempo, evitando a repetição de tópicos e a necessidade de encontros adicionais, otimizando a produtividade de todos. Para organizar reuniões produtivas tenha em consideração:

- Compartilhar os pontos a tratar com antecedência;
- Limitar o tempo das reuniões;
- Selecionar os participantes de acordo com a relevância para o tema;
- Evitar convites desnecessários.

Com estas regras as reuniões tornam-se mais produtivas, otimizando o tempo e criando um expediente laboral fluido e recompensador.

Se o seu objectivo é criar um ambiente confortável, de confiança e colaborativo, implemente estas ideias e verá como a produtividade aumentará. Bom trabalho!